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ARCHIVÉ - Loi sur la protection des renseignements
personnels

Rapport annuel de l'ASFC
2009-2010

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Table des matières


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Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Introduction

Le présent rapport donne un aperçu des activités menées par l'Agence de services frontaliers du Canada (ASFC) relativement à la gestion de la Loi sur la protection des renseignements personnels entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010.

En 2009-2010, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion d'un nombre de plus en plus grand et complexe de demandes de communication de renseignements personnels..

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Agence des services frontaliers du Canada

Relevant du portefeuille de Sécurité publique, l'ASFC est chargée de dispenser des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités en matière de sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les végétaux et les animaux d'un côté à l'autre de la frontière.

Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Cette section comportait à l'origine six employés alors que la charge de travail annuelle variait de 250 et 350 demandes. Pendant l'exercice 2007-2008, en raison de l'augmentation des demandes adressées à l'Agence, on a élargi l'AIPRP puis on l'a remplacée par la Division de l'AIPRP et de la politique sur la divulgation de l'ASFC, qui compte aujourd'hui 38 employés à temps plein. En 2009-2010, l'ASFC a reçu 1 385 demandes aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une augmentation de 245 dossiers soit 21,5 % de plus que l'année précédente. L'Agence a traité 95,6 % des demandes de renseignements personnels dans le délai de 30 jours prescrit par la loi tout en assumant cette lourde et délicate charge de travail.

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Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objet de donner aux individus le droit d'accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement fédéral et de régir la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et l'élimination de ces renseignements personnels.

Comme il est indiqué au paragraphe 72(1) de la Loi « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente Loi en ce qui concerne son institution ».

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Structures de l'ASFC

Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La Division de l'AIPRP fait partie du Secrétariat de l'Agence, qui rend compte directement au président de l'ASFC. Conformément aux pratiques exemplaires mises en lumière par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le coordonnateur de l'AIPRP de l'ASFC se situe dans la hiérarchie à deux échelons sous le président. Des pouvoirs lui ayant été entièrement délégués, il rend compte directement au Secrétariat de l'Agence, qui à son tour rend compte au président.

La Division de l'AIPRP comprend trois unités : deux Unités de gestion des cas et une Unité de la politique et de la formation. Les Unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, elles  donnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'Agence. L'Unité de la politique et de la formation élabore quant à elle les politiques, outils et procédures visant à faciliter l'extraction de renseignements; elle dispense une formation en matière d'AIPRP à tous les employés de l'ASFC; saisit les fichiers de renseignements personnels dans Info Source et met à jour le Cadre de gestion de la protection de la vie privée de l'ASFC. Elle analyse et suit en outre l'évolution des besoins en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels au sein de l'ASFC. À la fin de la période de référence 2009-2010, 38 équivalents temps plein étaient à l'emploi de la Division de l'AIPRP :

Les ETP au sein de la Division de l'AIPRP de l'ASFC
Bureau du directeur 2
Politique et formation (y compris administration) 11
Gestion des cas A 12
Gestion des cas  B 13
TOTAL : 38

En 2009-2010, l'ASFC a mis sur pied l'Unité d'échange d'informations (UEI) qui fait partie de la Division de la législation et de l'intégration des programmes qui elle-même fait partie de la Direction de la planification et de la gestion du rendement.

L'UEI coordonne et soutient les initiatives stratégiques et horizontales d'échange d'information pour l'ASFC afin de remédier aux difficultés en matière d'échange d'informations, notamment faire en sorte que des modifications soient apportées au règlement ou à la loi, élaborer une politique en matière de communication de renseignements personnels et rédiger des protocoles d'entente pertinents, ou encore coordonner les activités d'échange d'information au nom d'intervenants internes ou externes, y compris des partenaires internationaux. Dans le cadre de ce mandat, l'UEI donne des orientations stratégiques aux programmes de l'ASFC relativement à la collecte et à la communication de l'information, aux termes du paragraphe 8(2) de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 107 de la Loi sur les douanes.

Il incombe à l'Unité d'échange d'informations de veiller à ce que la législation, la politique et les procédures en matière d'échange d'informations soient clairement comprises par tous les employés de l'Agence. En font partie la coordination et l'examen minutieux de documents de formation de concert avec la Division de la formation et de l'apprentissage de la Direction générale des ressources.

Les ETP de l'Unité d'échange d'informations
Gestionnaire 1
Analystes 7
TOTAL : 8
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Sommaires concernant les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) de l'ASFC n'a été menée pendant l'exercice 2009-2010. Deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée de l'ASFC font toutefois actuellement l'objet d'une évaluation par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Un Programme de déclaration des mouvements transfrontaliers des espèces a été soumis au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en décembre 2009 et la « Conférence des quatre nations (CQN) » a été soumise le 12 avril 2009. De plus, plusieurs évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFVP) ont été amorcées pendant la période de référence, dont voici un exemple ci-dessous :

Protocole d'entente sur l'échange de renseignements liés au contrôle antidopage avec le Comité international olympique et le Comité international paralympique

L'ASFC a soumis une ÉPFVP au Commissariat à la vie protection de la vie privée le 30 novembre 2009 relativement au Protocole d'entente sur l'échange de renseignements liés au contrôle d'antidopage conclu entre l'ASFC et le Comité international olympique et le Comité international paralympique.

L'ÉPFVP a été menée par le Groupe de travail olympique et paralympique de la Direction générale des opérations de l'ASFC, sous la surveillance du Secrétariat de l'Agence, des Programmes de sécurité et du renseignement de l'Agence et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le but était d'établir les conditions à remplir afin que l'information recueillie pendant l'application des mesures d'exécution de la loi dans les bureaux d'entrée puisse être communiquée au Comité olympique et au Comité international paralympique relativement aux substances contrôlées, prohibées ou réglementées trouvées sur des participants olympiques et paralympiques agréés.

Cette initiative a eu des incidences sur les athlètes, les entraîneurs, les formateurs, les représentants officiels, les officiels d'équipe, le personnel de soutien et d'autres membres des délégations du Comité national olympique ou du Comité paralympique.

Les autorisations législatives pour la collecte et l'utilisation des renseignements personnels décrits dans cette ÉPFVP comprenaient les articles 11, 12, 13, 95, 98, 99, 101 et 110 de la Loi sur les douanes et l'article 5 de la Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada.

La période d'utilisation de ces renseignements personnels, telle qu'elle est décrite dans cette ÉPFVP,  allait du 25 janvier 2010 au 25 mars 2010.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter le site :
http://cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/
pia-efvp/atip-aiprp/adis-erca_20100222-fra.html

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Études et formation

En 2009-2010, les ressources disponibles se sont consacrées à des initiatives éducatives qui ont facilité la mise en œuvre de procédures simplifiées de traitement des demandes à l'échelle de l'Agence. À cette fin, 572 employés dans des secteurs où la demande est élevée ont participé à des séances de sensibilisation à l'AIPRP. Ces séances avaient pour but de veiller à ce que les employés de l'ASFC comprennent parfaitement les procédures prévues et leurs responsabilités aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Étant donné le succès qu'a connu ce programme, la Division donnera d'autres séances de ce genre en 2010-2011.

Les employés de la Division de l'AIPRP ont reçu une formation sur place sur la gestion des cas et le logiciel de rédaction et ils ont été encouragés à suivre des cours dispensés par le SCT et l'École de la fonction publique du Canada (ECFP) relativement à l'interprétation de la Loi. Les analystes principaux, les chefs d'équipe et les gestionnaires ont également assuré un mentorat permanent auprès des employés.

En 2009-2010, l'UEI a revu toute la formation sur l'échange d'informations dispensée à l'intérieur de l'ASFC afin de veiller à ce que le matériel didactique soit uniforme et exhaustif. Elle a revu la formation sur la protection des renseignements personnels destinée aux recrues des bureaux d'entrée en collaboration avec l'Unité de la politique et de la formation de la Division de  l'AIPRP. De plus, l'UEI a commencé à élaborer une formation destinée aux organismes chargés des enquêtes de l'ASFC sur l'utilisation adéquate de la délégation aux termes de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'un cours intitulé « Introduction à l'échange d'informations pour l'ASFC ». En 2010-2011, la touche finale sera apportée à ces cours et ils seront mis en œuvre au cours de cet exercice.

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Changements apportés à l'organisation, aux programmes et aux opérations de l'ASFC

Le 1er avril 2010, dans le cadre de son Programme de changement, l'ASFC a mis en œuvre une nouvelle structure organisationnelle dont l'objet est de hiérarchiser plus clairement les responsabilités au sein de l'Agence. Ce nouveau modèle établit une distinction plus claire entre la gestion des programmes assumée par l'Administration centrale et la mise en œuvre des programmes assumée par les régions.

On a mis sur pied l'UEI à l'intérieur de la Direction générale des programmes afin qu'elle élabore des cadres, des politiques, des stratégies et des plans liés à l'échange d'informations comme il est décrit au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l'article 107 de la Loi sur les douanes. Il incombera également à l'UEI de prêter son concours à la réalisation des ÉFVP. La Division de l'AIPRP se concentrera sur l'application et l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Politiques et procédures nouvelles ou révisées se rapportant à la protection des renseignements personnels

Par suite de l'exercice entourant le Cadre de responsabilisation de gestion 2009-2010, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a soulevé des préoccupations et l'ASFC a révisé ses procédures de mise à jour d'Info sources afin de veiller à ce que les fichiers de renseignements personnels (ERP) rendent compte pleinement des renseignements personnels recueillis et utilisés dans le cadre des programmes et activités de l'ASFC.

La Division de l'AIPRP travaille désormais directement avec les gestionnaires de programme afin de veiller à ce que leurs catégories de dossiers et les FRP soient exacts, facilitant ainsi l'accès du public à l'information que l'on trouve dans les systèmes de l'ASFC ou que les programmes de l'ASFC détiennent. Cette nouvelle approche permet à la Division de l'AIPRP de répondre à toute question des gestionnaires de programmes et de faciliter la détermination des mises à jour à apporter aux ÉFVP.

Conformément à la nouvelle directive du SCT sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, l'ASFC a commencé à mettre au point un nouveau processus d'approbation des ÉFVP. On s'attend à ce qu'il soit en place en septembre 2010. Le nouveau processus d'ÉFVP sera rendu public en même temps que les ordonnances révisées de délégation de pouvoirs et de la désignation.

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Changements mis en œuvre à la lumière des recommandations du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Lors d'une vérification des flux de données transfrontalières en 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée a formulé 19 recommandations en vue d'améliorer certains aspects de la gestion de l'information au sein de l'ASFC. Dans son Rapportannuel au Parlement 2008-2009 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissaire a fait observer que l'ASFC avait entièrement mis en œuvre les 19 recommandations ou avait réalisé des progrès à ces égards.

En 2010, l'ASFC apportera notamment la touche finale à un Cadre de gestion de la protection de la vie privée. Ce cadre reposera sur une analyse des lacunes à combler à l'échelle de l'Agence selon les recommandations formulées pour la mise au point d'outils, de modules de formation et d'instruments précis de mesure et de gouvernance. Ces outils permettront à l'ASFC d'améliorer et de suivre la collecte et la communication de renseignements personnels et d'en rendre compte, ainsi que de présenter au public des rapports plus rigoureux concernant les flux de données transfrontalières. Afin de pouvoir cerner promptement les nouvelles exigences et de pouvoir y répondre, ce cadre de gestion de la protection de la vie privée sera continuellement mis à jour.

L'UEI est en train d'apporter la touche finale à un formulaire électronique qui permettra d'exercer un suivi concernant les renseignements communiqués aux termes de l'alinéa 8(2)e). Elle s'apprête à terminer un examen des ententes sur l'échange d'informations conclues avec les États-Unis et est en train de mettre au point des mesures de protection de l'information et de définir des normes.

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Autres changements

En réponse au rapport d'étape publié par le Vérificateur général du Canada en mars 2009, l'ASFC a apporté plusieurs changements d'ordre procédural liés à l'échange d'informations.

Le BVG a relevé l'absence de procédures relatives à la qualité des données à l'échelle de l'Agence et il s'est concentré sur les méthodes utilisées par l'ASFC pour assurer l'exactitude des avis de surveillance. En réponse à ces observations, l'Agence a mis à jour ses systèmes afin d'assurer l'uniformité dans le cadre des examens et de la tenue à jour des avis de surveillance. Elle a publié des lignes directrices afin de veiller à ce que des avis de surveillance soient demandés de manière uniforme. Le cadre de gestion de la vie privée propose en outre d'élaborer de nouvelles directives visant à assurer l'exactitude des renseignements personnels recueillis par l'ASFC. À mesure que les nouvelles directives seront approuvées, d'autres mises à jour seront apportées à cette politique.

Récemment, le BVG a relevé16 cas où les ministères et organismes avaient fait état d'obstacles juridiques éventuels à l'échange d'informations. L'UEI a donc mené de vastes consultations auprès de ses partenaires en matière d'échange d'informations tels que la Gendarmerie royale du Canada et Citoyenneté et Immigration et, à la lumière de ces consultations, elle a mis au point des nouveaux mécanismes et mesures de protection qui améliorent considérablement la capacité de l'ASFC d'échanger légalement de l'information.

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Renseignements communiqués aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pendant l'exercice 2009-2010, aucun renseignement n'a été communiqué aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels par l'ASFC.

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Ordonnance de délégation des pouvoirs

Pour un exemplaire signé d'une ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l'annexe A (PDF, 189 Ko).

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Rapport statistique

Pour le rapport statistique de l'ASFC sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l'annexe B (PDF, 70 Ko).

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Chapitre 2 : Interprétation du rapport statistique

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Aperçu

En 2009-2010, l'ASFC a mis à jour ses procédures afin de continuer à assurer un niveau de service élevé aux demandeurs tout en s'attaquant aux problèmes découlant de la charge de travail. Comme l'indique le tableau suivant, ces pratiques ont connu un succès certain :

Exercice Demandes reçues Demandes entièrement
traitées
% des demandes
traitées à temps
2008-2009 1 140 1 089 89,6 %
2009-2010 1 385 1 343 95,6 %

Dans l'ensemble, l'ASFC a reçu 1 385 demandes de renseignements personnels en 2009-2010, soit une augmentation de 21,5 % par rapport à l'année précédente. Au total, 178 demandes avaient été reportées depuis l'exercice 2008-2009. De façon analogue, 220 demandes ont été reportées de l'année 2009-2010 à la période de référence actuelle, soit 2010-2011.

L'ASFC a entièrement traité 1 343 demandes de renseignements personnels en 2009-2010, soit un peu moins de 97 % du nombre total de demandes reçues. Parmi celles-ci, 95,6 % ont été traitées selon les délais prescrits par la loi.

Demandes entièrement traitées en 2009-2010
30 jours ou moins 865
31 jours à 60 jours 371
61 jours à 120 jours 86
121 jours ou plus 21

Ventilation des demandes traitées
Tous les renseignements demandés ont été communiqués 117
Une partie des renseignements demandés a été communiquée 954
Aucun renseignement n'a été communiqué (exclusion) 1
Aucun renseignement n'a été communiqué (exemption) 3
Incapable de traiter la demande 191
Demande abandonnée ou retirée par le demandeur 77
Demandes transférées 0
Total 1343

Enfin, quelque 25 % des demandes de renseignements personnels reçues en 2009-2010 ont nécessité des consultations avec d'autres ministères.

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Prorogations

Dans certaines conditions, la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au ministère de proroger le délai de 30 jours selon lequel les demandes doivent être entièrement réglées. L'article 15 de la Loi autorise des prorogations pouvant aller jusqu'à 30 jours s'il est nécessaire de mener des consultations, de faire traduire des documents ou si la recherche des documents demandés pourrait entraver gravement le fonctionnement de l'institution. En 2009-2010, l'ASFC a accordé 386 prorogations comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

Motif de la prorogation Prorogation prise
Recherches à mener 64
Consultations à mener 322
Traduction 0
Total 386
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Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels expose comment le Commissariat à la protection de la vie privée reçoit les plaintes d'individus et fait enquête relativement à l'information de nature confidentielle détenue par une institution gouvernementale. Parmi des exemples de plaintes à propos desquelles le Commissariat à la protection de la vie privée peut décider de faire enquête, mentionnons : accès refusé à des renseignements personnels lorsqu'un individu allègue que les renseignements personnels qui le concernent et qui sont détenus par une institution gouvernementale ont été utilisés ou communiqués par delà de ce que prévoit la Loi ou si un individu ne s'est pas vu accorder l'accès à des renseignements personnels dans la langue officielle dans laquelle il a demandé lesdits renseignements. 

En 2009-2010, 16 plaintes concernant la protection des renseignements personnels ont été déposées contre l'ASFC par le Commissariat à la protection de la vie privée. Ce chiffre représente une diminution importante par rapport à l'exercice 2008-2009, pendant lequel l'Agence avait reçu 31 plaintes. Les 16 plaintes étaient liées à des retards (2), à des raisons d'ordre général (7), aux exemptions appliquées (6) et à l'utilisation et la communication de renseignements personnels (1). Dans l'inventaire du Commissariat à la vie privée, 33 dossiers de plainte active avaient également été reportés des exercices précédents.

Pendant l'exercice 2009-2010, le Commissariat à la protection de la vie privée a réglé 30 plaintes touchant les renseignements personnels qui avaient été déposées contre l'ASFC. Parmi les plaintes réglées, 9 étaient fondées, 5 ont été abandonnées ou retirées par le demandeur  et 19 se sont avérées être injustifiées. Au total, 19 plaintes ont été reportées à l'exercice 2010-2011. Lorsque le Commissariat à la protection de la vie privée constatait que les plaintes étaient fondées, la question était examinée par les gestionnaires délégataires et les processus étaient modifiés au besoin. Par exemple, les plaintes portant sur les prorogations peuvent être revues afin de déterminer si le délai prévu était suffisant, compte tenu de la complexité de la demande.

Plaintes traitées en 2009-2010
Plaintes reportées à partir de l'exercice 2008-2009 33
Nouvelles plaintes déposées en 2009-2010 16
Inventaire total 49

Plaintes entièrement réglées en 2009-2010
Réglées – fondées 9
Abandonnées/retirées 5
Injustifiées 16
Total 30
Reportées à l'exercice 2010-2011 19

Motifs des plaintes Plaintes reçues
Retard 2
Refus – exemption 6
Refus – raison d'ordre général 7
Utilisation et communication 1
Total 16
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Appels

Pendant l'exercice 2009–2010, aucun appel concernant la protection des renseignements personnels n'a été interjeté auprès des tribunaux.

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Annexe A — Ordonnances sur la délégation de pouvoirs

Annexe A — Ordonnances sur la délégation de pouvoirs (PDF, 189 Ko)

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Annexe B — Rapports statistiques

Annexe B — Rapports statistiques (PDF, 70 Ko)

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Annexe C — Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaires

Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaires
Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.
Veuillez indiquer le nombre :

  • d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 11
  • d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 9
  • d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées :10
  • d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
  • d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 2


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